Règles de procédure concernant les indications et les réclamations

Le point « Indication » vous permet de sélectionner le type de votre réclamation.

Ici, vous pouvez nous communiquer les indications/réclamations suivantes :

1) Violations des droits de l’homme
2) Infractions à l’environnement
3) Réclamations relatives à la relation de travail
4) Indications

Les points 1 et 2 (violations des droits de l’homme et infractions à l’environnement) se réfèrent à des violations/infractions conformément à la loi sur le devoir de diligence des entreprises en vue d’éviter les violations des droits de l’homme dans les chaînes d’approvisionnement (Loi sur le devoir de vigilance de la chaîne d’approvisionnement – LkSG) et sont traités par notre médiateur pour les droits de l’homme. Cette possibilité de réclamation se réfère à l’intégralité de notre chaîne d’approvisionnement, c’est-à-dire également à nos fournisseurs. La possibilité de réclamation est à la disposition de chaque personne ou organisation, qui détient des informations pertinentes sur les violations/infractions désignées.

Sous le point 3 (Réclamation relative à la relation de travail), vous pouvez formuler votre réclamation concernant vos conditions de travail, si vous êtes ou étiez employé par notre société. Cette réclamation est traitée par notre département du personnel.

Le point 4 se réfère à des indications conformément à la loi pour une meilleure protection des personnes fournissant des informations (loi sur la protection des informateurs – HinSchG) et sont traités par notre bureau de communication interne. La possibilité de formuler une réclamation est à la disposition de toute personne qui est employée par notre société ou qui est occupé chez nous en tant que travailleur intérimaire et qui dispose d’informations pertinentes concernant des violations/infractions conformément à la HinSchG.

Anonymat

Vous pouvez bien entendu soumettre vos réclamations de manière complètement anonyme. Nous vous rendons toutefois attentifs au fait que nous ne pouvons pas procéder à une confirmation de réception dans un tel cas de figure. Vous ne recevrez non plus pas de rapport de conclusion.

Au cas où vous êtes prêt à nous fournir vos coordonnées, nous vous garantissons cependant que votre entrée sera traitée de manière confidentielle et que vous n’en subirez aucun préjudice.

Les avantages de la communication de coordonnées sont constitués par la réception d’une confirmation de réception, la possibilité de questions de notre part concernant des détails importants ainsi que la réception d’un rapport de conclusion concernant la procédure.

Exigences aux indications/réclamations :

• Décrivez l’incident/la violation/l’infraction de manière aussi précise que possible :

Qu’est-ce qui s’est passé exactement ?

• Dénommez les personnes responsables :

Qui a commis la violation/l’infraction, respectivement qui a causé l’incident ?

• Donnez-nous le temps et l’endroit concrets où la violation/l’infraction ou l’incident a eu lieu :

Quand et où exactement l’incident/la violation/l’infraction est-il survenu ?

• Si d’autres personnes sont concernées, veuillez-nous nommer les personnes impliquées/concernées, celles-ci peuvent être des témoins importants : 

Qui d’autres était concerné ?

Qui a vu, entendu ou observé l’incident ?

• Dans la mesure du possible, présentez-nous des preuves attestant de la mauvaise conduite de la/des personne(s).

Par ex. photos, déclarations de témoins, rapports médicaux etc.

• Veuillez-nous fournir vos coordonnées pour d’éventuelles questions.

Traitement des indications/réclamations :

1. Réception de l’information

La réception de l’information vous sera confirmée au plus tard dans l’espace de sept jours ouvrables. D’éventuelles questions concernant les faits peuvent déjà figurer dans la confirmation. La personne ayant fourni l’information se voit offrir la possibilité d’un échange, au cours duquel des questions supplémentaires peuvent également être clarifiées. 

2. Contrôle de l’indication

L’indication est contrôlée en interne par les interlocuteurs responsables. Une enquête concernant les circonstances décrites est menée. Aussi longtemps qu’une violation du droit ne peut être confirmée, la personne responsable est présumée innocente. En outre, nous accordons de l’importance à un traitement équitable, tant des informateurs que des personnes concernées. Au cours de l’enquête, nous nous efforçons toujours de maintenir le principe de proportionnalité.  

3. Conclusion de l’enquête

En tant que résultat de l’enquête, des mesures préventives ou correctives sont prises en cas de besoin.

4. Rapport de conclusion

Après la fin de l’enquête, toutefois au plus tard après trois mois, un rapport de conclusion est établi, qui est remis aux personnes concernées et à l’informateur. 

5. Suspension du traitement d’une réclamation/d’une indication

Si l’incident ou la violation/l’infraction n’est pas confirmé par nos investigations, les raisons pour la suspension du traitement de la réclamation sont communiquées à l’informateur. Cela peut être dû au fait que les informations sont sciemment fausses ou qu’il n’y a pas assez d’informations pour justifier un soupçon fondé.  

Système pour informateurs conformément à la loi sur la protection des informateurs (HinSchG)

Conformément à nos obligations légales; nous avons mis en place un système pour les informateurs via notre site web. Nos collaborateurs/collaboratrices et les visiteurs/visiteuses de notre site web, qui peuvent être, outre des personnes intéressées, des clients, des fournisseurs, des interlocuteurs et des prestataires de services (externes), peuvent avoir recours au système pour informateurs, afin de nous informer (« indication ») d’éventuelles violations ou d’infractions aux dispositions légales ou aux réglementations internes (« violations de règles ») et ainsi contribuer à leur élucidation et à leur poursuite.

Par la présente, conformément aux art. 13, 14 du RGPD, nous vous informons au sujet de vos données à caractère personnel (« données ») dans le cadre de notre système pour informateurs. Dans le cadre du système mis en place pour les informateurs, nous ne traiterons les données à caractère personnel que conformément aux prescriptions en matière de la loi sur la protection données en vigueur. Ces prescriptions résultent en particulier du règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi fédérale sur la protection des données (BDSG). La présente information sur la protection des données contient des explications plus approfondies au sujet des traitements des données, qui servent à la saisie et à l’élucidation à l’aide du système pour informateurs (« mesures d’élucidation »). Elle complète notre information générale sur la protection des données.

  • Qui est responsable du traitement de vos données ?

Dans le sens de l’art. 4, N° 7 du RGPD, nous sommes responsables du traitement de vos données.

En fonction du type et de l’étendue des mesures à prendre, nous confierons la mise en œuvre concrète des mesures d’élucidation correspondantes à des prestataires de service non soumis aux directives, le cas échéant. Ces prestataires de services peuvent être des experts-comptables, des cabinets d’avocats ou des conseillers fiscaux. Dans ce cas de figure, les prestataires de services agissent souvent en tant que leurs propres responsables de la protection des données au sens de l’art. 4, n° 7, du RGPD.

  • Contexte du traitement de vos données

Nous devons assurer le respect des lois en vigueur dans le cadre de nos opérations commerciales. Cela vaut par exemple pour les prescriptions du droit pénal, du droit des infractions administratives, du droit fiscal, du droit de la protection des données, du droit du travail, du droit des cartels et pour d’autres prescriptions juridiques contraignantes. Dans la mesure où nous ne nous conformons pas suffisamment à ces exigences légales, nous risquons de subir des préjudices tels que des amendes ou des peines d’emprisonnement, des sanctions financières, des revendications au titre de dommages et intérêts ou des atteintes à notre réputation. Afin de satisfaire à nos obligations légales, nous prenons donc des mesures appropriées, afin d’assurer le respect des prescriptions légales ou des réglementations internes au sein de l’entreprise. L’introduction et l’entretien d’un système pour informateurs fait, entre-autres, partie de ces mesures.

Nos collaborateurs et collaboratrices sont obligés de nous informer au sujet d’éventuelles infractions aux règles. Les collaborateurs et collaboratrices, qui signalent une éventuelle infraction aux règles (« informateurs »), peuvent avoir recours à des canaux internes et externes pour signaler d’éventuelles infractions aux règles. Nous avons pris des mesures adéquates pour garantir que les signalements fournis fassent l’objet d’un suivi efficace et en temps utile. Dans le cadre des mesures d’élucidation à prendre, nous assurons en particulier que les intérêts légitimes des personnes concernées par les indications ou dénommées dans les indications (« personnes concernées) soient protégés.

  •  À quelles fins traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données dans le cadre des lois en vigueur, en particulier aux fins d’élucidation concrètes suivantes :

  • Contrôle de la plausibilité d’avis : Avant d’engager des mesures d’élucidation, nous vérifierons notamment si les indications transmises par les informateurs semblent plausibles et permettent de conclure à une violation des règles par nous-mêmes ou par nos collaborateurs et collaboratrices. Le traitement de vos données dépend, entre-autres, de ce contrôle de plausibilité.
  • Élucidation de mauvaises conduites : Les mesures d’élucidation peuvent servir à découvrir et à éclairer d’éventuelles violations/infractions aux obligations contractuelles de travail ou des délits commis par nos collaborateurs et collaboratrices dans l’exercice de leurs devoirs professionnels ainsi que d’autres violations/infractions aux règles et des abus survenant au sein de l’entreprise. Ceci concerne, par exemple, la révélation et la répression d’actes de fraude, de délits fiscaux, de blanchiment d’argent ou d’autres délits de nature économique, ou encore des violations de nos principes et directives de comportement.
  • Mise en œuvre d’obligations légales : Nous sommes soumis à des obligations de surveillance légales étendues. Celles-ci découlent notamment des articles 130 et 30 de la loi allemande sur les infractions administratives (Ordnungswidrigkeitengesetz, OWiG). Les mesures d’élucidation servent à la mise en œuvre de ces obligations ainsi que d’autres obligations légales. Par exemple, nous menons des activités d’élucidation, afin de nous assurer que nos services sont conformes aux exigences légales et réglementaires.
    • Empêchement de mauvaises conduites à l’avenir : En outre, les résultats issus des mesures d’élucidation – dans la mesure où ils s’y prêtent – sont également intégrés dans des mesures préventives générales (par ex. des formations) et contribuent ainsi à empêcher ou à rendre plus difficiles les futures violations/infractions aux obligations contractuelles ou les délits de nos collaborateurs et collaboratrices.
    • Exercice de droits : Les mesures d’élucidation peuvent également servir à compenser et à prévenir des dommages ou des inconvénients économiques ou autres qui nous menacent, et donc à assurer une défense juridique efficace, à exercer et à faire valoir des droits. Le cas échéant, nous utiliserons, par exemple, les résultats et informations obtenus grâce aux mesures d’élucidation dans le cadre de procédures devant les conseils de prud’hommes ou d’autres litiges juridiques.
    • Décharge d’employés : En accord avec la personne concernée, nous prenons également des mesures d’élucidation appropriées, afin de clarifier d’éventuels reproches formulées à l’encontre de personnes concernées soupçonnées à tort et de les disculper (la soi-disant ‘réhabilitation’).
    • Mise en œuvre des devoirs de collaboration : Le cas échéant, en vertu de l’obligation légale, nous pouvons être tenus de coopérer, de transmettre les données recueillies dans le cadre des mesures d’élucidation aux autorités chargées de la poursuite pénale ou à d’autres autorités. Cela peut, par exemple, être le cas quand une autorité de poursuite pénale ouvre une procédure d’enquête pénale contre une personne concernée à la suite de la prise d’une mesure d’élucidation. En outre, les objectifs mentionnés dans l’information générale sur la protection des données dans le cadre de la relation de travail sont pris en compte comme objectifs possibles du traitement des données.
  • Quelles sont les données ou les catégories de données concernées par les mesures d’élucidation ?

Dans le cadre des mesures d’élucidation, nous pouvons être amenés à traiter les données ou catégories de données suivantes vous concernant :

  • Données en relation avec les signalements : Dans le cadre de la procédure pour informateurs, nous enregistrons entre autres le moment, le contenu et d’autres circonstances pertinentes concernant les indices transmis par les informateurs. Par exemple, nous enregistrons si l’informateur a soumis le signalement via un canal de signalement interne ou externe. Si l’informateur révèle son identité dans le cadre du signalement, nous en tenons également compte.
    • Indications professionnelles : Dans le cadre des mesures d’élucidation, nous pouvons également traiter des informations professionnelles vous concernant (par ex. votre fonction au sein de l’entreprise, votre titre professionnel, votre éventuelle position hiérarchique, votre adresse e-mail professionnelle, votre numéro de téléphone professionnel).
    • Indications relatives aux faits pertinents : Les mesures d’élucidation typiques se rapportent souvent à des faits concrets. La détermination et l’évaluation d’indications pertinentes concernant les faits respectifs peuvent éventuellement permettre de tirer des conclusions sur votre comportement ou sur les actions que vous avez menées. Dans certains cas, il peut s’agir de violations de devoirs ou de délits.
    • Documents d’origine professionnelle : Dans le cadre des mesures d’élucidation, nous procèderons également, e cas échéant, à l’évaluation des documents d’origine professionnelle. Dans certains cas, il peut s’agir de feuilles de présence ou de relevés d’heures, de contrats, de relevés de prestations, de carnets de route ou de factures. Ces documents peuvent également contenir des données personnelles vous concernant.
    • Comportement en matière de communication : En outre, les mesures d’élucidation peuvent permettre de tirer des conclusions sur votre comportement en matière de communication lors de l’utilisation de nos possibilités de prise de contact ou de nos systèmes de communication au sein de l’entreprise. Par exemple, dans le cadre de l’analyse des courriers électroniques échangés, nous pourrons également accéder au contenu des e-mails dans la boîte aux lettres électronique de l’entreprise des collaborateurs et collaboratrices ou de vos communications par e-mail avec nous. En outre, nous évaluerons éventuellement des données Log ou des métadonnées.
    • Indications personnelles : Dans le cadre des mesures d’élucidation, nous pouvons être amenés à traiter des informations personnelles générales vous concernant (par exemple, votre nom, votre adresse privée, votre numéro de téléphone privé, votre adresse e-mail privée).
    • Contenus privés : Dans certains cas, les données à évaluer peuvent également permettre de tirer des conclusions sur les contenus privés vous concernant. Cela peut être le cas, par exemple si un avis transmis par un informateur contient des contenus correspondants. À l’aide de mesures techniques et organisationnelles appropriées, nous veillerons toutefois à ce que les jeux de données au contenu purement privé ne soient pas évalués.
    • Données relatives aux condamnations pénales et aux délits : Dans le cadre de mesures d’élucidation, nous pouvons également être amenés à recueillir des données concernant votre personne qui permettent de tirer des conclusions sur des infractions ou des condamnations pénales vous concernant. Nous ne traiterons toutefois ces données que conformément aux dispositions applicables en matière de protection des données, notamment l’art. 10 du RGPD.
    • Catégories particulières de données à caractère personnel : Dans certains cas, nous recueillons également des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l’art. 9, par. 1, du RGPD dans le cadre de mesures d’élucidation. Cela peut être le cas, par exemple, si un avis transmis par un informateur contient des données correspondantes. Les catégories particulières de données à caractère personnel incluent, par exemple, les données relatives à la santé, à une éventuelle appartenance syndicale, les données biométriques ou les données relatives aux opinions politiques ou religieuses. Nous ne traiterons ces données que conformément aux dispositions légales applicables en matière de protection des données, en particulier l’art. 9, par. 2 du RGPD ou, dans la mesure où il s’agit de collaborateurs ou de collaboratrices, l’art. 26, par. 3 de la BDSG.
  • Sur quelles bases juridiques se fonde le traitement de vos données ?

Nous ne traiterons vos données dans le cadre de mesures d’élucidation que dans la mesure où au moins une réglementation applicable en matière de protection des données le permet. Les dispositions du RGPD, de la BDSG ainsi que d’autres dispositions juridiques pertinentes en font notamment partie. Nous pouvons notamment fonder des traitements de données autorisés dans le cadre de mesures de sensibilisation sur les bases juridiques suivantes :

  • Transposition de la relation de travail (§ 26, par. 1, phrase 1 de la BDSG) : Les traitements des données dans le cadre de mesures d’élucidation peuvent s’avérer nécessaires, entre autres, pour la gestion et la résiliation de la relation de travail avec nos collaborateurs et collaboratrices. Cela vaut par exemple pour les mesures d’élucidation visant à détecter des violations d’obligations contractuelles qui ne constituent pas un délit. Des mesures d’élucidation peuvent également s’avérer nécessaires pour la gestion de la relation de travail. Cela peut par exemple être le cas lorsque nous prenons des sanctions à l’encontre d’une personne concernée sur la base des informations obtenues dans le cadre d’une mesure d’élucidation.
    • Élucidation de délits (art. 26, par. 1, phrase 2 de la loi fédérale sur la protection des données (BDSG) : Si des mesures d’élucidation servent à découvrir d’éventuelles infractions pénales dans le cadre de relations de travail, celles-ci peuvent être justifiées conformément à l’art. 26, par. 1, phrase 2 de la loi fédérale sur la protection des données (BDSG). Nous ne baserons toutefois les traitements de données correspondants sur l’art. 26, par. 1, phrase 2 de la BDSG que si des indices réels documentés fondent le soupçon d’un délit dans le contexte de la relation de travail et si les intérêts de la personne concernée ne prévalent pas.
    • Mise en œuvre des obligations légales (art. 6, par. 1, lettre c) du RGPD) : Comme nous l’avons déjà exposé précédemment, nous sommes soumis à des obligations de surveillance légales étendues. Par conséquent, les mesures d’élucidation que nous mettons en œuvre servent également, entre autres, à la réalisation de ces obligations légales.
    • Protection d’intérêts légitimes (art. 6, par. 1, lettre f) du RGPD) : Le cas échéant, nous traiterons également vos données, afin de protéger nos intérêts légitimes ou ceux d’une tierce partie. Au cas par cas, ces intérêts légitimes peuvent être les suivants :
      • Défense juridique : Nous prenons des mesures d’élucidation, entre autres pour éviter que notre entreprise ne subisse des dommages. Par conséquent, le traitement des données peut également servir nos intérêts légitimes sous la forme de la revendication, de la défense et de l’exercice de droits légaux.
      • Soutien aux personnes concernées : Les mesures d’élucidation peuvent également servir, entre autres, à innocenter les personnes concernées. dans ce contexte, il s’agit en principe d’un intérêt légitime d’une tierce partie.
  • À quels organismes transmettons-nous vos données ?

Nous ne transmettrons vos données à des tiers dans le cadre de mesures d’élucidation que s’il existe une base juridique ou si nous avons préalablement obtenu votre consentement pour la transmission de données correspondante. Nous pouvons être amenés à divulguer vos données aux destinataires suivants :

  • tribunaux, autorités et autres organismes publics : Il se peut que nous divulguions également les résultats des mesures d’élucidation aux autorités publiques. Cela concerne par exemple des parquets, des tribunaux ou d’autres autorités allemandes ou étrangères. Une telle transmission peut notamment s’avérer nécessaire si nous sommes légalement tenus de divulguer les données correspondantes. Cela peut par exemple être le cas dans le contexte de procédures d’enquête pénale engagées à la suite de mesures d’élucidation.
    • Prestataires de services : Lors de la mise en œuvre de mesures d’élucidation, en plus de la société promota.de GmbH, nous avons éventuellement recours à l’assistance de prestataires de services externes, tels que des cabinets d’avocats ou des sociétés d’audit. Nous prendrons les mesures appropriées pour nous assurer que ces prestataires de services traitent vos données uniquement dans le cadre des dispositions légales applicables en matière de protection des données.
    • Autres tiers : Dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution des objectifs mentionnés dans la présente information sur la protection des données et si aucun intérêt légitime des personnes concernées ne prévaut, une transmission de vos données personnelles à des parties adverses ou à des assurances peut également être envisagée. Dans la mesure où nous n’avons pas recueilli vos données à caractère personnel directement auprès de vous, nous les obtenons généralement auprès des services, des partenaires commerciaux ou de sources similaires mentionnés ci-dessus dans cette section des informations sur la protection des données.
  • Quels sont vos droits en matière de protection des données ?

En tant que personne concernée par le traitement des données, vous pouvez faire valoir différents droits des personnes concernées. Afin d’exercer vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées mentionnées ci-dessus.

Les droits des personnes concernées sont notamment les suivants :

  • le droit à l’information (art. 15 du RGPD) ;
    • le droit à la rectification (art. 16 du RGPD);
    • le droit à l’effacement (art. 17 du RGPD);
    • le droit à la restriction du traitement (art. 18 du RGPD);
    • le droit à la contestation auprès d’une autorité de surveillance en matière de protection des données.
  • Pendant combien de temps est-ce que nous sauvegardons vos données ?

Nous enregistrerons ou supprimerons les données recueillies dans le cadre de l’élucidation d’indices conformément aux dispositions légales applicables en matière de protection des données, en particulier conformément à l’art. 17 du RGPD. Ensuite, nous supprimerons en principe vos données une fois qu’elles ne seront plus requises aux fins mentionnées dans la présente information sur la protection des données.

Des dispositions légales en matière de conservation ou nos intérêts légitimes peuvent toutefois justifier une conservation prolongée de vos données. Nous pouvons, par exemple, éventuellement continuer à conserver vos données pendant la clarification de litiges en cours qui résultent d’éventuelles mesures d’élucidation.

Les durées de conservation sont déterminées au cas par cas, en fonction de notre intérêt pour la conservation, sous prise en compte de l’importance de la conservation pour nous, de l’intérêt légitime des personnes concernées à ce que les données soient supprimées et de la probabilité qu’un soupçon signalé dans le système de signalement s’applique.

  • Dans quelle mesure des décisions individuelles automatisées ou des mesures de profilage sont-elles prises ?

Dans le cadre des mesures d’élucidation, aucune décision individuelle automatisée ni aucune mesure de profilage au sens de l’art. 22 du RGPD n’est prise.